Ons product

In de tso-administratie is een aantal vaste stappen te herkennen. Hieronder geven we een globaal overzicht en illustreren per stap hoe deze bij ons wordt uitgevoerd. Voor meer details verwijzen wij u naar onze fact sheet.

  Persoonsgegevens bijwerken
Bijgewerkte persoonsgegevens zijn de basis van elke administratie. Onze TSO-site maakt onderscheid tussen gegevens voor gezinnen, voor kinderen en voor overblijfkrachten. De gegevens kunnen vanuit de leerlingenadministratie geïmporteerd worden.
 
  Aanmelden
U kunt aangegeven op welke dagen een kind vast overblijft en tegen welk tarief.
 
  Presentielijsten maken
U kunt kiezen tussen week- of daglijsten en vele andere opties. Op de presentielijst staan de aangemelde kinderen al aangekruist.
 
  Presentie opnemen
Eventuele mutaties voor of tijdens het overblijven noteert u per overblijfgroep op de presentielijst.
 
  Presentie invoeren
U hoeft per groep en per overblijfdag alleen de mutaties in te voeren. Als u dat wekelijks doet is dat weinig werk.
 
  Declaraties invoeren
Een declaratie voert u in als een overblijfkracht inkopen heeft gedaan en uit eigen zak heeft voorgeschoten. Een declaratie wordt bij de eerstvolgende verwerking overgemaakt.
 
  Bank- en kas boeken
Alle transacties via de bank (pin, overschrijving, contante opname) boekt u eenvoudig in, en zo nodig ook de contante kastransacties.
 
  Gereed melden
Als u klaar bent met de verwerking van de afgelopen maand kunt u gereed melden.
 
  Factureren
Nadat alle scholen gereed hebben gemeld genereren wij uit de overblijfgegevens de facturen voor ouders en overblijfkrachten. Samen met de declaraties worden deze zo mogelijk per e-mail verzonden. Ook worden herinneringen en aanmaningen gemaakt.
 
  Correcties doorvoeren
Ouders en overblijfkrachten controleren de ontvangen factuur en geven correcties aan u door. U controleert ze en geeft ze aan ons door.
 
  Incasso en uitbetalen
Een week na het factureren verwerken wij de correcties en versturen de bestanden met incasso- en betalingsopdrachten naar de bank, en boeken die in. In de periode daarna boeken we regelmatig ook alle factuurbetalingen en storno’s die binnenkomen.
 
  Maandrapportage
De maandverwerking is nu gereed. De resultaten vindt u in het maandoverzicht.
 
  Debiteurenbeheer
Via speciale overzichten kunt u goed zien welke gezinnen achterstallige betalingen of veel storno’s hebben. De communicatie met deze gezinnen verloopt geheel via u of de school.
 
  Kalender bijwerken
Als er door vakantie of om een andere reden geen tso is kunt u dat in de kalender aangeven.
 
  Rapporten en lijsten
Via de tso-site kunt u nog vele andere rapporten en lijsten maken.